Die Bearbeitung
von institutionellen und persönlichen Archivalien

Teil 2. Die Arbeitsschritte bei der Übernahme und der Bestandsbearbeitung

1. Die Übernahme

Idealerweise beginnt die Bearbeitung der Archivbestände, noch bevor sie ins Archiv gelangen, indem mit den ArchivaliengeberInnen Einvernehmen darüber erzielt wird, welche Unterlagen archiviert werden sollen. Die vorherige Aushändigung einer Abgabeliste, wie sie zum Verfahrensablauf von Verwaltungsarchiven gehört und anhand derer die Übernahme vereinbart wird, kommt in der Realität von Bewegungsarchiven nicht vor. Allerdings sind genau diese Abgabelisten die erste Orientierungsmöglichkeit für die künftigen NutzerInnen des Archivs. Ebenso wichtig sind sie zur Information für die künftige Bearbeitung der Archivalien durch das Archiv. Ihre möglichst zeitnahe nachträgliche Anfertigung durch die- oder denjenigeN, die/der die Archivalien übernommen hat, ist deshalb unbedingt zu empfehlen. Sinnvollerweise sind bei der Übernahme folgende einzelne Arbeitsschritte zu erledigen.

1.1. Übernahmeprotokoll

Nach der Entgegennahme sollte jedesmal ein Protokoll angefertigt werden, in dem vermerkt ist, wer wann von wem was entgegengenommen hat.

  • Wer: die/der MitarbeiterIn des Archivs
  • Wann: das Tagesdatum
  • Von wem: die Person, die die Archivalien übergeben hat. Gemeint ist nicht einE zufällige/r FahrerIn, sondern die Person, bei der die Archivalien zuletzt aufbewahrt worden sind. Wegen eventueller Rücksprachen sollten Name und Anschrift vermerkt werden.
  • Was: hier sollte vermerkt werden, welche Person oder Stelle die Archivalien hervorgebracht hat, die sogenannten UrheberInnen, möglichst ebenfalls mit Namen und Anschriften, außerdem sollten hier der Umfang und der Inhalt in Stichworten festgehalten werden. Manchmal ist einE UrheberIn nicht eindeutig festzustellen, weil mehrere Stellen nacheinander die Akten geführt haben; UrheberIn ist dann die Stelle, die die Akten zuletzt geführt oder bei der die sonstigen Materialien entstanden sind.
  • Außerdem sollte das Protokoll die Akzessionsnummer enthalten.

Das Übernahmeprotokoll sollte dort aufbewahrt werden, wo auch die späteren Bearbeitungen des Bestandes protokolliert werden.

1.2. Akzessionsbuch

Die Akzessionsnummer ist die laufende Nummer, unter der alle Übernahmen im Akzessionsbuch vermerkt sind. Diese doppelte Eingangsbuchführung ist unbedingt zu empfehlen. Im Akzessionsbuch sollten jedesmal diese fünf Informationen stehen:

  • die laufende Nummer
  • das Eingangsdatum
  • eine Kurzbeschreibung
  • die übergebende Person und
  • die UrheberIn der Archivalien.

1.3. Die Übernahmeliste

durch das Archiv ist der Ersatz für die Abgabeliste. Alle Mappen, Aktenordner oder Archivalieneinheiten werden etikettiert, vorläufig signiert und mit Titel und Laufzeit aufgelistet. Auf dem Etikett sollte außer der Signatur auch die Bestandsbezeichnung stehen, um späteren Verwechslungen vorzubeugen. Ein Exemplar der Liste sollte den UrheberInnen zugesandt werden, eines im Archiv zusammen mit dem Übernahmeprotokoll aufbewahrt werden.

1.4. Schäden

Bei der Durchsicht der Archivalien für die Erstellung der Übernahmeliste ist darauf zu achten, ob und welche Beschädigungen die Archivalien haben. Oft genug haben sie vorher auf Dachböden oder in Kellerräumen gelagert. Wasserschäden, Ungeziefer und Schimmelbefall sind deshalb keine Seltenheit. Angeschimmelte Archivalien gehören aber nicht ins Magazin. Die Durchsicht sollte deshalb unbedingt erfolgen, bevor die übernommenen Archivalien ins Magazin eingeordnet werden. Entscheidungen über eventuell notwendige Rettungsmaßnahmen müssen gleich nach der Übernahme getroffen werden.

1.5. Vertrag

Mit jeder/m AktengeberIn sollte ein Vertrag abgeschlossen werden, in dem unter Verweis auf die Übernahmeliste der Eigentumsübergang auf das Archiv und  die künftigen Benutzungsbedingungen festgehalten werden. In der Praxis gibt es zwei Arten von Erwerbungen: Schenkungen und Leihgaben. Außerdem wollen manche AktengeberInnen partout keine Verträge abschließen. In diesen Fällen ist die gute Dokumentation der Übernahme um so wichtiger. Schenkungen sind im Prinzip problemlos. Bei bedeutenden individuellen Nachlässen kann allerdings der Fall eintreten, dass ErbInnen trotz der Schenkung gewisse Rechte an den Archivalien haben. Problematisch können Leihgaben sein, insbesondere dann, wenn die AktengeberInnen unschlüssig sind, was sie eigentlich wollen. Auch die Haltung des Archivs kann unklar sein, weil es sowohl an der Sicherung bestimmter wichtiger Überlieferungen interessiert ist als auch daran, nicht Materialien aufbewahren zu müssen, die ihm nicht gehören und zu deren EigentümerInnen kein Kontakt mehr besteht.

Deshalb sollten auch Leihverträge eine Klausel enthalten, die eine Eigentumsübertragung an das Archiv nach Ablauf einer Frist vorsieht, nach zehn Jahren beispielsweise. Ohne eine solche Klausel entsteht unweigerlich eine Situation, in der die Eigentumsverhältnisse an den Archivalien unklar sind. Das betrifft einerseits die Nutzung der Archivalien durch Dritte, die rein formal betrachtet möglicherweise nicht mehr vorgelegt werden könnten, und hilft andererseits, möglichen Streitereien mit ErbInnen vorzubeugen. ErbInnen gibt es übrigens auch dann, wenn kein Vertrag abgeschlossen worden ist.

2. Die Bestandsbearbeitung

2.1. Vollständigkeit

Nicht jede Erwerbung bildet einen Bestand. Ein solcher kann sich aus mehreren Ablieferungen zusammensetzen. Ein Archivbestand kann erst bearbeitet werden, wenn über die Abgrenzung des Bestandes oder über seine Aufteilung in Teilbestände Klarheit erzielt ist. Die Bildung von Teilbeständen macht insbesondere dann Sinn, wenn das Archiv es mit institutionellen Aktengebern zu tun hat, z.B. einem Verein oder einer Gruppe, die regelmäßig ihre Akten abgeben. Immer aber muss dieselbe Vorbedingung erfüllt sein: man muss wissen, ob noch weitere Archivalien aus demselben Zeitraum zu erwarten sind oder nicht. Die entscheidenden Archivalien sind leider immer die, die zuletzt übergeben werden. Von ihrer Kenntnis hängt deshalb die Ordnung des Bestandes mit ab.

2.2. Ordnung, Klassifikation und Bewertung

Bevor mit der Verzeichnung begonnen werden kann, ist es nötig, den Bestand zu ordnen. Allerdings gilt hierbei, dass es grundsätzlich nicht richtig ist, einen Bestand neu zu ordnen. Vielmehr kommt es darauf an, die vorhandene Ordnung zu verstehen. Erst dann, wenn wir überzeugt sind, dass wir ein zufälliges, nicht-transparentes Durcheinander vor uns haben, sollten wir daran gehen, eine Ordnung zu entwerfen. Das Ziel einer solchen Ordnung ist nicht eine thematische Ordnung, die Äpfel zu Äpfeln und Birnen zu Birnen ordnet, sondern es geht darum, Arbeitszusammenhänge bzw. die Entstehungszusammenhänge der Archivalien zu rekonstruieren. Es ist deshalb ein Erfordernis, dass man, bevor man an die Ordnung eines Bestandes geht, sich intensiv mit dem Leben der betreffenden Person oder mit der organisatorischen Entwicklung der Institution oder Gruppe auseinandersetzt. Eine auf den Lebens-, bzw. den Arbeitszusammenhängen beruhende Ordnung heißt Klassifikation. Als Hilfsmittel für die thematische Suche gibt es die inhaltliche Verschlagwortung. Die Klassifikation eines personenbezogenen Bestands soll sich an den Zusammenhängen des individuellen Lebens orientieren, die eines institutionellen Bestandes die Verantwortungsstrukturen und die Aufgabenverteilung widerspiegeln. Die Klassifikation soll den Bestand angemessen differenzieren. Ein Klassifikationspunkt, der mehr als 100 Aktenstücke umfasst, ist verwirrend, einer, zu dem nur ein Aktenstück gehört, überflüssig. Eine angemessene Klassifikation wird für die künftige Nutzung der Archivalien ein wesentliches Hilfsmittel zur Orientierung im Bestand sein.

Initiativen entwickeln in der Regel keinen Aktenplan. Typisch sind flache Hierarchien und eine geringe Differenzierung der Aufgabenverteilung. Weitere Kennzeichen sind häufige personelle Wechsel und personenbezogene Ablagesysteme. Das sind vier Herausforderungen an die Aufstellung der Klassifikation, aber so wenig eine Klassifikation die inhaltliche Erschließung vorwegnimmt, so wenig hat sie sich am Personalwechsel zu orientieren. Grundlage für die Klassifikation ist: Wo werden welche Entscheidungen verantwortet? Und wie organisiert die jeweilige Institution ihr Geschäft? Eine gelungene Klassifikation macht aus einer Materialsammlung einen strukturierten Verantwortungs- und Arbeitszusammenhang, der dem einzelnen Aktenstück ein zusätzliches Bedeutungsmerkmal gibt - und damit den zukünftigen NutzerInnen ein Kriterium, um die Bedeutung ihres Fundes zu beurteilen.

Die künftige Nutzung der Archivalien wird erleichtert, wenn das Archiv sich eine Regel für die Aufstellung der Bestandsklassifikationen gibt. Bei personenbezogenen wird normalerweise so verfahren, dass man den Bestand nach privaten Unterlagen, persönlicher Korrespondenz, anderen eigenen Äußerungen oder Veröffentlichungen, thematischen Arbeitsunterlagen und Sammlungen strukturiert. Bei institutionellen Beständen sollte man sich an der Gremienstruktur, den Arbeitsbereichen und der Einbindung der Institution oder Gruppe in die Netzwerke der sozialen Bewegungen orientieren. Die Klassifikation wird im Rahmen der Ordnung als eine hierarchische Liste entwickelt, die bei der weiteren Bearbeitung des Bestands Punkt für Punkt abgearbeitet wird.

Es ist nicht die Aufgabe der ArchivarInnen, immer alles aufzubewahren, sondern durch Unterscheidung des Wesentlichen vom Unwesentlichen eine historische Überlieferung zu bilden und diese für künftige Benutzung zu erschließen. Spätestens jetzt, wenn die ArchivarInnen den Bestand geordnet und die Arbeitszusammenhänge festgestellt haben, ist der Zeitpunkt gekommen, an dem über die Archivwürdigkeit entschieden werden muss. Das Geschäft jeder künftigen Nutzung wird erschwert, wenn den ArchivarInnen der Mut zur Entscheidung fehlt und künftigen NutzerInnen unbedeutende Materialien vorlegen. Damit nicht falsche ad-hoc-Entscheidungen getroffen werden, sollte jedes Archiv eine Kassationsregel aufstellen, die sein Sammlungsprofil berücksichtigt.

2.3. Signaturenvergabe und Titelbildung

Klassifikation und Titelbildung stehen in einem engen Zusammenhang, etwa wie Vorname und Nachname. Was in der Klassifikation steht, braucht im Aktentitel nicht wiederholt zu werden, auch wenn es auf dem Aktendeckel steht. Auf Aktendeckeln steht alles Mögliche, was mehr oder weniger prägnant sein kann und oftmals Insiderslang ist. Empfehlenswert ist, diesen Alttitel in einem archivinternen Bemerkungsfeld zu notieren und ebenso die Altsignatur, wenn eine solche existiert hat. Der neue Titel sollte knapp sein und den Inhalt der Akte möglichst präzise benennen. Die Reihenfolge der Signaturenvergabe ist im Prinzip egal. Sie kann der vorläufigen Signaturenvergabe bei der Übernahme folgen; vorzuziehen ist aber die Reihenfolge der Verzeichnung, da dadurch Lücken der Signaturenvergabe vermieden werden. Akten, die deutlich disparate Gegenstände beinhalten, sollten geteilt werden. Erst dadurch werden sie innerhalb des jeweiligen Klassifikationspunktes identifizierbar. Serienakten gleichen Inhaltes bekommen den gleichen Titel und eine Bandzählung, also Sitzungsprotokolle Band 1, Band 2 usw.

2.4. Laufzeit

Die Laufzeit bezieht sich grundsätzlich auf die Zeit, während der eine Akte geführt worden ist, und wird in der Regel nach Jahren angegeben, z.B. 1976 - 1978. Daneben besteht die Möglichkeit, die Laufzeit mit Monat und Jahr oder als Tagesdatum mit Tag, Monat und Jahr anzugeben. Was eine sinnvolle Angabe ist, müssen die ArchivarInnen mit Rücksicht auf den Inhalt der Archivalie entscheiden. Wenn die Laufzeit längere Lücken hat, was der Fall sein kann, wenn die Akte mit einer längeren Unterbrechung geführt worden ist, wird die Lücke durch ein Kommazeichen gekennzeichnet, z.B. 1964 - 1968, 1976  1978.

Außerdem gibt es den Fall, dass ältere Materialien beigezogen worden sind, d.h. Informationen gesammelt wurden, dann wird die Laufzeit der beigezogenen Materialien in runde Klammern gesetzt, z.B. (1964 - 1968) 1976 - 1978. Schließlich kommt es vor, dass Jahre später, wenn ein Ordner schon lange nicht mehr geführt worden ist, Papiere darin abgelegt werden. Diese werden entsprechend gekennzeichnet, z.B. 1976 - 1978 (1999). 

2.5. Enthält-Vermerk. Protokoll

Nach Klassifikation und Titel ist der Enthält-Vermerk die dritte Ebene, auf der über den Inhalt einer Akte Aufschluss gegeben wird. Im Unterschied zu Klassifikation und Titel, die beide nur aus knappen Begriffen bestehen sollen, haben die ArchivarInnen beim Enthält-Vermerk ein paar Zeilen Platz. Auch das ist nicht viel. Die erste Regel für den Enthält-Vermerk lautet deshalb: Fasse Dich kurz! Als zweite Regel ist zu berücksichtigen, dass der Vermerk nicht für interne Verwendung gedacht ist, sondern sich an den öffentlichen NutzerInnenkreis richtet. Zu bedenken ist drittens, wie der Vermerk vorgelegt wird. Wenn er für den Ausdruck von Findbüchern dient, muss er den normalen Lesegewohnheiten entsprechen. Wenn dagegen von ArchivnutzerInnen verlangt wird, dass sie ein PC-gestütztes Rechercheergebnis mit 50 Treffern mühsam scrollen, ist leicht einsehbar, wie eng die Grenzen des Erlaubten sind. Jede einzelne Botschaft, die außer dem Enthält-Vermerk in der Regel Titel, Signatur, Laufzeit und anderes mehr enthält, sollte stets in ein Bildschirmfenster passen.

Man bewältigt die Fasse-Dich-kurz-Regel am ehesten, indem man von vornherein Detailaufzählungen vermeidet und stattdessen eine Beschreibung anfertigt, die die Details umfasst. Dann besteht immer noch die Möglichkeit, hervorragende Einzelheiten aufzuführen. Das heißt in umgekehrter Sichtweise, immer wenn der/die ArchivarIn im Enthält-Vermerk Einzelheiten aufführt, sollte sie/er prüfen, ob die Nennung wirklich wichtig ist.

Die Benutzung einiger kleiner Partikel erleichtert das Geschäft der präzisen Beschreibung; also statt “enthält“ zu formulieren “enthält unter anderem“, enthält auch“, “enthält nur“ oder “enthält vor allem“. Über deren Verwendung siehe oben.

Bei der Abfassung der Enthält-Vermerke sollten wichtige Ereignisse und Daten aus dem Leben der betroffenen Person bzw. der Entwicklung der Gruppe oder Institution in einem Protokoll festgehalten werden. Es gibt schlechterdings keinen Zeitpunkt, wo dies besser geschieht. Auf der Basis dieser Notizen lässt sich später eine Chronik erstellen. Die erste Nutzanwendung dieses Protokolls ergibt sich, wenn man in der Einleitung zum Findbuch des Bestands Informationen über die Person oder die Gruppe mitteilen wird.

Außerdem sollten alle wichtigen Arbeitsschritte, insbesondere sämtliche Kassationen in einem Bearbeitungsprotokoll festgehalten werden.

2.6. Indizierung und Verschlagwortung

In der Regel werden Indizes zu Personen, Orten und Körperschaften gebildet und die Archivalieninhalte mittels normierter Deskriptoren verschlagwortet. Das Ergebnis ist ein Sachregister. Zusammen mit der Klassifikation, der Titelbildung und der Beschreibung des Inhalts der Archivalieneinheit sind die Indizierung und Verschlagwortung die wichtigsten Hilfsmittel zur inhaltlichen Recherche der künftigen NutzerInnen des Archivs. Indizierung und Verschlagwortung leisten drei Aufgaben. Sie erschließen jede einzelne Akte, bei der Findbucherstellung bilden sie die Grundlage der Register und darüber hinaus sind durch Indizes und Schlagworte alle Archivbestände miteinander verknüpft. Das ist eine Standardleistung jeder Archivsoftware. Diese Aufgaben können nur erfüllt werden, wenn über alle Bestände hinweg Indizes und Deskriptoren einheitlich verwendet werden. Das ist eine Forderung, die schon Einzelne schwer erfüllen können, noch weniger aber ein Team. Jedes Archiv sollte sich deshalb klare Regeln über die Verwendung und die Begriffsansetzung geben. Aber auch dann noch müssen die Indizes regelmäßig gepflegt werden, sonst werden sie binnen kürzester Zeit unbrauchbar. Das Ergebnis wird sonst sein, dass dieselben Vereine unterschiedlich angesetzt werden, also beispielsweise die “Internationalen Ärzte zur Verhütung eines Atomkriegs“ mal unter der bekannten Abkürzung als IPPNW, mal unter der englischen Langbezeichnung und mal unter der deutschen indiziert werden. Auch internationale Verträge und Kongresse sind nach allgemein anerkannten Regeln Körperschaftsbegriffe. Die Regelwerke zu den einzelnen Indizierungen, also Namen-, Orts-, Körperschafts- und Sachregister, stammen aus dem Bibliothekswesen. ArchivarInnen müssen sie nicht neu erfinden, aber sie müssen in ihrem Archiv einen Konsens über die Begriffsansetzung herstellen. Da die Indexbegriffe für viele NutzerInnen das Rückgrat ihrer Recherche sind, werden ihre Rechercheergebnisse sonst über kurz oder lang zufällig. Insbesondere sollte die Aufgabe, den Thesaurus zu pflegen, und die Kompetenz, ihn gegebenenfalls zu ändern, einer einzigen Person ausschließlich übertragen werden.

Es gibt bei allen Indizes bestimmte Punkte, die zu beachten sind und über die sich die MitarbeiterInnen deshalb verständigen müssen. Beim Namensindex braucht man eine Regel, wie mit Namenwechseln umgegangen wird. Ein Archiv muss klären, ob es stets den aktuellen Namen einer Person als Indexeintrag verwenden oder den Namen so angeben will, wie er in jeweiligen der Akte tatsächlich vorkommt. In beiden Fällen entsteht die Notwendigkeit, diese Archivregel den NutzerInnen mitzuteilen und in geeigneter Weise auf den zweiten Namen zu verweisen. Beim Ortsindex muss man sich erstens darauf verständigen, ob nur Orte und Staaten oder auch Regionalbegriffe indiziert werden sollen, z.B. das Sauerland oder der Nahe Osten. Beim Ortsindex entsteht noch die Frage, ob nur Orte oder auch Ortsteile erfasst werden sollen. Diese Frage muss vor allem mit Rücksicht auf einen eventuellen Lokalbezug des Archivs beantwortet werden. Schließlich gibt es so viele Veranstaltungen, die in Frankfurt oder Berlin stattgefunden haben, ohne dass in den Akten zu diesen Veranstaltungen irgendein Bezug auf die Veranstaltungsorte vorkommt. Andererseits ist die Grenze, wann ein Ereignis einen lokalen Bezug hat und wann nicht, manchmal schwer zu ziehen. Man kommt also nicht umhin, sich auf eine einheitliche Regelung zu verständigen und dabei im Auge zu haben, dass diese Regelung auf die Suchmöglichkeiten in den Archivbeständen Einfluss hat. Beim Körperschaftsindex muss geklärt werden, welche Kategorien von Körperschaften erfasst werden sollen, denn auch Medien, Kongresse und internationale Verträge sind nach anerkannten Regeln Körperschaften. Vereine und andere Körperschaften haben Gremien und Gliederungen, und je näher bestimmte Vereine dem Archivzweck stehen, desto sinnvoller wird es sein, die Vereinsstruktur im Index zu erfassen und anzugeben, ob es in der jeweiligen Akte um den Vorstand, die Mitgliederversammlung oder einen Landesverband geht. “Vorstand“ und “Mitgliederversammlung“ sind selbstredend nur mit vorangestellter Vereinsbezeichnung sinnvolle Körperschaftsbegriffe, also “Vereinsname, Vorstand“.

Bei allen Indizes taucht eine weitere wichtige Frage auf, nämlich wann eine Person, ein Verein oder ein Ort in den Index aufgenommen werden soll. Eine Möglichkeit wäre zu sagen, dass eine Person etc. immer dann, wenn sie in einer Akte vorkommt, in den Index aufgenommen wird, eine andere, eine Person etc. nur in den Fällen aufzunehmen, in denen man aufgrund des Akteninhalts eine ausschlaggebende Wichtigkeit festgestellt hat. Wer im Rahmen der Verzeichnung etwas nicht im Enthält-Vermerk aufgeführt hat, muss sich die Frage stellen, warum es dann in den Indizes einen Niederschlag finden soll. Wie immer ein Archiv hier entscheidet, es muss sich bewusst sein, dass diese Entscheidung nach sich zieht, welche Unterlagen bei einer künftigen Nutzungsanfrage, die sich an dem Index orientiert, vorgelegt werden. Die Entscheidung für die Indizierung entspricht also der Willensentscheidung: Ich möchte, dass auf die Suchanfrage nach dieser Person, diesem Ort oder diesem Verein auch diese Akte vorgelegt wird!

2.7. Sperrvermerk

Es gibt vielerlei Gründe, warum Archivalien nicht oder nur eingeschränkt vorgelegt werden dürfen. Das können vertragsrechtliche, Datenschutz-, Personschutz- oder gesetzliche Gründe sein. Vertragsrechtliche Gründe beruhen z.B. auf Vereinbarungen mit den AktengeberInnen, Datenschutzgründe liegen z.B. vor, wenn eine Akte aufbereitete personenbezogene Unterlagen enthält. Personenschutz bezieht sich auf den Schutz der Privatsphäre, etwa bei privater Korrespondenz. Behördenunterlagen bzw. Kopien von Behördenunterlagen können per Gesetz von der Benutzung ausgeschlossen sein.

Während die vertragsrechtlichen Regelungen je nach Bestand variieren können und die ArchivarInnen sich bei jedem Bestand anhand des Übernahmevertrags über die Nutzungsbedingungen orientieren müssen, sind die Regelungen des Daten- und Personenschutzes sowie die gesetzlichen Vorschriften bei allen Beständen dieselben. Die Gesetze sind vom Archiv nicht beeinflussbar, aber die Regelung des Personenschutzes wohl, und die ArchivarInnen müssen entscheiden, welchen Schutz sie für die persönliche Korrespondenz und alles, was die Privatsphäre ihrer ArchivaliengeberInnen betrifft, garantieren. Die entsprechenden Fristen werden in der Benutzungsordnung des Archivs für alle Bestände festgeschrieben. Um die verschiedenen Situationen meistern zu können, sollten stets nicht nur die Vertraulichkeit bzw. die Sperre vermerkt werden, sondern auch den jeweiligen Grund und die Dauer. Im übrigen sei hier auf das Rechtskapitel verwiesen.

Das im Archivalltag von Bewegungsarchiven primär relevante Problem ist das des Personenschutzes. Denn was sich in ihren Akten und Dokumenten äußert, ist persönliches politisches Engagement. Wollte ein Bewegungsarchiv dieses Engagement 30 Jahre lang wegsperren, würde es seinem Zweck zuwiderhandeln. Um zu einer Regelung zu kommen, scheint mir folgender Gedankengang hilfreich zu sein. Die Teilnahme an Versammlungen, Initiativen und Aktionen ist ein politischer Akt, auch wenn sie aus einer staatlichen Perspektive Privatsache ist. Entsprechend sind auch Unterlagen, die sich aus der Teilnahme ergeben, z.B. Protokolle, aber eben auch Teilnahmelisten, politische Dokumente. Sie sind an sich nicht anders zu beurteilen als Dokumente, wie sie beispielsweise aus einer Tätigkeit als Stadtverordnete/r entstehen. Nun geschieht die Überlieferung der politischen Arbeit einer Initiative oder einer Gruppe, weil Privatpersonen sich aus bestimmten Gründen von ihren diesbezüglichen Papieren trennen und doch aufbewahrt sehen wollen. In diesen privat entstandenen Papieren kann sehr viel mehr als nur Protokolle etc. enthalten sein und zwar insbesondere dann, wenn die Kommunikation zwischen Mitgliedern einer Gruppe auf einer persönlichen Vertraulichkeit beruht. Für den Personenschutz, den das Archiv garantieren muss, kommen hier die Privatsphäre und die Vertrauenssphäre in Betracht. Die Privatsphäre ist klar. Die Masern der Kinder, Beziehungsprobleme, Krankheiten etc. bleiben für die Nutzung auf Jahre gesperrt. Das Nähere regelt die Nutzungsordnung. Aber auch die Sphäre des Vertrauens, in der Menschen miteinander kommunizieren, ist vom Archiv sorgfältig zu schützen, obwohl sie für das Verständnis des politischen Engagements einer Gruppe möglicherweise von größter Relevanz ist. Hier gelten dieselben Schutzfristen wie bei den erwähnten Masern und es steht nicht im Ermessen des Archivs, diese Fristen zu verkürzen. Sie können nur von den UrheberInnen aufgehoben werden. Sofern es sich dabei um vertrauliche Korrespondenz handelt, sind es beide Seiten, die einer Verkürzung zustimmen müssen. 

2.8. Nachkassation, Einzelblattkassation, Sicherheitskopien, Enteisenung

Spätestens bei der Abfassung des Enthält-Vermerks sollte den ArchivarInnen aufgehen, dass eine Akte keinen Informationswert hat. In einem solchen Fall lässt sich der Inhalt auch nicht angemessen beschreiben. Aus der Kenntnis der zu einem Klassifikationspunkt gehörigen Akten ist dann zu entscheiden, ob das fragliche Material anderswo dazugehört oder kassiert werden kann.

Dubletten verdoppeln nicht den Informationswert der Akte, sondern ihren Umfang und damit den Aufwand der NutzerInnen. Sie gehören kassiert.

Verblassendes Material, z.B. Faxe auf beschichtetem Fax-Papier, muss durch Anfertigung von Kopien gesichert werden. Die Sicherungskopie sollte als solche gekennzeichnet werden.

  Schließlich sind Plastikfolien, Metallteile und Schmutz zu entfernen und die Akte in eine Staubmappe umzubetten. Dicker als zwei Daumen sollte eine Staubmappe nicht sein, ein voller Ordner also in zwei oder drei Staubmappen umgebettet und das Ganze in einer Archivschachtel gelagert werden. Dieser Aufwand ist teuer, aber unumgänglich, wenn eine dauerhafte Überlieferung das Ziel ist. In Aktenordnern, mit Plastikfolien und Metallklammern werden die Archivalien geschädigt.

2.9. Findbuch

Mit der Findbucherstellung wird die Verzeichnung abgeschlossen. Die Bedeutung von Findbüchern hat zweifellos mit der Einführung von Computern als Recherchehilfsmittel in Archiven erheblich nachgelassen. Grundsätzlich aber kann die PC-Recherche nicht alle Qualitäten eines Findbuchs ersetzen. Der entscheidende Unterschied zwischen einer PC-Recherche und einem Findbuch ist, dass das Ergebnis der PC-Recherche von ArchivnutzerInnen generiert wird, das Findbuch dagegen von der Archivarin bzw. dem Archivar, die/der den Bestand erschlossen hat. Was das Findbuch gegenüber der PC-Recherche voraushat, sind neben der Bestandsordnung vor allem die Kontextinformationen der Einleitung. Dagegen ist die Möglichkeit, am PC bestandsübergreifend zu recherchieren, von keinem Findbuch einholbar. Findbücher beziehen sich idealerweise immer auf einen einzelnen konkreten Bestand.

Ein Findbuch besteht grundsätzlich aus drei Teilen: der Einleitung, dem Ausdruck der verzeichneten Archivalien und den Registern. Um mit den Registern zu beginnen: üblicherweise gibt es Namen-, Orts-, Körperschafts- und Sachregister. Ein Minimum wäre, sich auf das Namen- und das Sachregister zu beschränken. Der Ausdruck der verzeichneten Archivalien erfolgt in der von der Klassifikation des Bestands vorgegeben Ordnung. Bleibt die Einleitung. Sie umfasst erstens Angaben zur Person bzw. zur Institution oder Gruppe, bei der die Unterlagen entstanden sind, zweitens Angaben über die Bestandsgeschichte. Diese Angaben sind insbesondere dann wichtig, wenn der Bestand auf dem Weg zum Archiv Zwischenstationen eingelegt hat. Drittens sollte die Einleitung eine inhaltliche Beschreibung des Bestands enthalten und möglicherweise seine Bedeutung herausstellen. Schließlich ist viertens seine Bearbeitung durch das Archiv eingehend zu erläutern. Hierher gehören nicht zuletzt klare Informationen über die getroffenen Kassationsentscheidungen. Von den in Punkt zwei bis vier beschriebenen Arbeitsschritten haben nur die ArchivarInnen Kenntnis. Sie sind deshalb besonders verpflichtet, darüber Mitteilung zu machen. Sie werden damit künftigen NutzerInnen die Entscheidung über die Bedeutung eines Bestandes letztendlich nicht abnehmen.

Christoph Becker-Schaum,
Archiv Grünes Gedächtnis, Berlin

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