Die Bearbeitung
von institutionellen und persönlichen Archivalien
Teil 1. Die archivischen Kernaufgaben
Die Archivierung von Schrift-, Bild- und Tongut ist ein komplexer Aufgabenbereich, der aus vielen einzelnen Arbeitsschritten besteht, die zum Teil ineinander übergreifen. Dazu gehören:
1. der Bestandserwerb (Übernahme)
2. die Bewertung der Neuzugänge als Auswahlentscheidung für die dauerhafte Übernahme in den Archivbestand oder für die Kassation einzelner Materialien
3. die Erschließung als Voraussetzung für die Zugänglichkeit und Auswertung der Bestände mit den Arbeitsstufen Bestandsbildung und -abgrenzung, Ordnen und Verzeichnen
4. archivtechnische Methoden zur Bestandserhaltung und -pflege
5. weitere Kernaufgaben der Archive sind Öffentlichkeitsarbeit und historisch-politische Bildungsarbeit, auf die hier jedoch nicht eingegangen wird. Im Mittelpunkt steht der Vorgang der Archivierung
1. Bestandserwerb (Übernahme)
Der Erwerb von privat aufbewahrtem Schrift-, Bild- und Tongut aus sozialen Bewegungen hängt von zwei grundsätzlichen Voraussetzungen ab: vom Vertrauen der EigentümerInnen zum Archiv und von den Verbindungen der ArchivmitarbeiterInnen zu den in Frage kommenden Persönlichkeiten, politischen Gruppen, Initiativen und Organisationen. Gerade bei persönlichem Schriftgut, wie z.B. Nachlässen, ist ein besonderes Vertrauensverhältnis erforderlich. Für die meisten Übernahmen ist ein aktives Werben nötig, das sich manchmal über Jahre hinziehen kann. Direkte Gespräche und Einladungen ins Archiv bewegen Menschen eher als Rundschreiben oder Telefonate dazu, ihre Materialien abzugeben. Je besser der Ruf und je größer die Bekanntheit eines Archivs geworden sind, desto leichter gelingt der Bestandserwerb. Dabei bleibt immer die Frage, ob das eigene Archiv immer auch das richtige Archiv für den Bestand ist. Das muss in sachlicher und regionaler Hinsicht geprüft werden. Ob ein Bestand in diesem oder jenem Archiv besser aufbewahrt wird, ist für die Erschließung und die spätere Benutzung der Archivalien von entscheidender Bedeutung.
Ist die Bereitschaft zur Abgabe geweckt, kommt es zur ersten groben Sichtung vor Ort. Dabei empfiehlt es sich, Notizen zum Inhalt und der Art der Materialien anzufertigen, die für die spätere Bearbeitung nützlich sind. Beim Verpacken für den Transport ins Archiv ist darauf zu achten, vorgefundene Ordnungszusammenhänge nicht durcheinander zu bringen oder das einem häufig begegnende Chaos an Papierstapeln nicht zu vergrößern. Hilfreich ist die Beschriftung der Transportkisten mit Stichpunkten und Nummernangaben zur Reihenfolge von zusammenhängenden Aktenordnern.
Nach der geglückten Übernahme sollte ein Vertrag mit den EigentümerInnen aufgesetzt werden. Der Vertrag bezeichnet die Art der Übernahme (z.B. Schenkung oder Leihgabe) als Vereinbarung über die Archivierung der Unterlagen zur öffentlichen Benutzung, gegebenenfalls mit Sperrfristvermerken für bestimmte Teile des Schriftguts sowie etwaige Eigentumsvorbehalte mit der Zeitangabe, wann die Unterlagen in das Eigentum des Archivs übergehen (z.B. nach 10 Jahren).
Festzuhalten ist auch, was mit dem Archivgut geschehen soll, wenn das Archiv seine Existenz aus finanziellen oder anderen Gründen aufgeben muss. Eine Reprivatisierung des übernommenen Archivguts sollte vermieden und durch eine Klausel vorgesorgt werden, dass das Material weiterhin öffentlich zugänglich bleibt, wofür dann im Ernstfall eine geeignete Institution zu suchen ist. Nebenbei bemerkt: Der Trägerverein des Archivs ist gut beraten, wenn er das Prinzip, dass die vom Archiv gesammelten Materialien auch im Falle der Aufgabe des Archivs dauerhaft öffentlich zugänglich sein sollen, in die Vereinssatzung aufnimmt. Dann muss diese Frage nicht jedesmal neu verhandelt werden.
Die übernommenen Materialien werden in einer Anlage zum Vertrag mit einer kurzen Übersicht aufgelistet. Nach der Archivierung können den DokumentengeberInnen die jeweiligen archivischen Findmittel ausgehändigt werden, so dass sie einen detaillierten Nachweis über den Verbleib ihrer Unterlagen erhalten.
2. Bewertung
Die Bewertung ist die schwierigste Aufgabe im Archiv. Bewertungsentscheidungen sind verantwortungsvoll, denn mit ihrem Ergebnis wird die archivische Überlieferung gebildet und der Aussagewert des Archivguts geprägt. Das Ziel der Bewertung besteht darin, aus dem übernommenen Material eine relevante Auswahl zu treffen und damit eine qualitativ verdichtete, aussagekräftige Überlieferung zu bilden, die die Tätigkeit und Geschichte einer Initiative, Gruppe, Vereinigung oder Organisation in ihrer Gesamtheit dokumentiert. Bei persönlichen Archivbeständen geht es um die Dokumentation der gesamten Biografie einer Person, also nicht nur um das politische Wirken, sondern auch um die berufliche Tätigkeit und das private Leben.
Der Aussagegehalt und die Handhabbarkeit für die Auswertung erhöhen sich, wenn die Überlieferung auf das Wesentliche reduziert und von überflüssigem Ballast befreit wird. Alles als überflüssig und nicht archivwürdig eingestufte Material wird aussortiert und kassiert und ist somit für die Nachwelt verloren.
Das entscheidende Kriterium bei der Bewertung ist der Informationswert der Unterlagen. Die Auswahlentscheidungen nach dem Informationswert setzen neben zeitgeschichtlichen Kenntnissen ein gewisses Fingerspitzengefühl voraus. Jede inhaltliche Wertung ist immer etwas subjektiv gefärbt und damit auch streitbar. Der Informationswert beantwortet die Frage nach den inhaltlichen Aussagen der Dokumente: Geben sie Auskunft zum Wirken und Handeln von Gruppen, Organisationen, Bewegungen und ihren Strukturen, zu einzelnen Persönlichkeiten und ihren Biografien, zu politischen Aktionen, Ereignissen, Repressionen und politisch-historischen Zusammenhängen? Können mit den Unterlagen bestehende Dokumentationslücken geschlossen werden? Bei Unsicherheiten in den Bewertungsentscheidungen helfen Rücksprachen mit den DokumentengeberInnen und der Austausch mit WissenschaftlerInnen und ZeitzeugInnen. Nach einer ersten Grobbewertung erfolgt die Feinbewertung während der Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten, die zu weiteren Kassationen führen kann.
Neben den inhaltlichen können formale Kriterien zu Bewertungsentscheidungen beitragen, die jedoch zweitrangig sind. Hierzu gehören vorgefundene Mehrfachüberlieferungen, die kassiert werden. Die Provenienz oder Herkunft der Materialien spielt als formales Auswahlkriterium nur eine sekundäre Rolle. Unabhängig davon, welche historisch-politische Bedeutung die jeweiligen Persönlichkeiten, Initiativen oder Organisationen hatten, bleibt der Informationswert der Unterlagen maßgeblich. Die Provenienz dient vor allem als Ordnungsprinzip, das die Entstehungszusammenhänge wahrt und die Bestände klar voneinander abgrenzt.
3. Erschließung
Die Erschließung ist die Voraussetzung für die Zugänglichkeit des Archivguts und ermöglicht die inhaltliche Auswertung nach unterschiedlichen Fragestellungen der NutzerInnen. Sie ist ein mehrstufiger Prozess und umfasst die Bestandsbildung und abgrenzung, die innere Ordnung der Bestände und die Verzeichnung in Findmitteln.
3.1. Bestandsbildung und abgrenzung
Die Bestände werden auf der Grundlage des archivischen Provenienz- oder Herkunftsprinzips gebildet und voneinander abgegrenzt. Das bei einer Person oder einer Gruppe im Laufe ihrer Tätigkeit entstandene Schrift-, Bild- und Tongut wird jeweils zu einem einzelnen Provenienzbestand zusammengefasst. Diese Einzelbestände können wiederum einzelne Abteilungen oder Bestandsgruppen innerhalb des gesamten Archivbestandes bilden, z.B. die Abteilung “Nachlässe“ mit den persönlichen Archivbeständen.
Die Bildung persönlicher Archivbestände setzt voraus, dass außer der eindeutigen Herkunft auch eine enge Bindung der Unterlagen an die Person erkennbar ist. Die Materialien sollten für das öffentliche und private Leben dieses Menschen charakteristisch und aufschlussreich sein und neben dieser Aussagekraft auch einen gewissen Mindestumfang aufweisen. Dies trifft im übertragenen Sinne auch auf die Materialien von Gruppen und Organisationen zu.
Zur Ergänzung des provenienzbezogenen Archivguts werden themen- und personenbezogene Sammlungsbestände angelegt, die einen dokumentarischen Charakter haben. Hierzu gehören die Pressedokumentationen und die Sammlungen von Plakaten, Fotografien, Film- und Tondokumenten.
Jeder gebildete Bestand erhält zur Identifikation, zur Lagerung und zum Wiederauffinden eine eigene Bestandsbezeichnung und Signatur.
3.2. Ordnen der Bestände
Bei den Ordnungsarbeiten am einzelnen Bestand ist die überlieferte Ordnung oder sind erkennbare Ordnungsansätze zu berücksichtigen, um die Entstehungszusammenhänge der Dokumente zu erhalten. Häufig ist jedoch eine Neuordnung erforderlich, um den Bestand klar zu strukturieren und die Auswertung zu erleichtern.
Die innere Ordnung eines Bestandes gliedert das Archivgut in einzelne Haupt- und Untergruppen. Hierzu wird für jeden Bestand eine Klassifikation als Ordnungsschema entwickelt. Klassifikationen sind hierarchisch gegliedert und ermöglichen die Informationssuche nach systematischen Gesichtspunkten.
Die Klassifikationen für die Bestände von politischen Gruppen, Initiativen, Verbänden u.ä. orientieren sich an den Strukturen und Aufgaben der jeweiligen Organisation. Dabei taucht die Schwierigkeit auf, dass in basisdemokratischen Bewegungen mehrere parallele Ebenen und Gremien mit weitgehender Autonomie bestehen können oder Initiativen und netzwerkartige Bündnisse nur relativ kurz existieren und keine klaren Strukturen ausbilden. Hier gibt es kein allgemeingültiges Ordnungsschema. Bei fehlenden Organisationsstrukturen lässt sich die Klassifikation z.B. nach einzelnen Aufgaben, Aktivitäten, Ereignissen und unterschiedlichen Schriftgutgruppen bilden.
Dies trifft erst recht auf persönliche Archivbestände zu. Selbst unter “normalen“ Lebensbedingungen entstandene Nachlässe wirken oft chaotisch, sind individuell stark geprägt und enthalten meist einen großen Teil an ungeordnetem Schriftgut. Hier bewährt sich ein freies Strukturprinzip, das ohne starres Schema entwickelt wird. In der Regel lassen sich bei persönlichen Archivbeständen folgende Hauptgruppen bilden: Unterlagen aus politischer und beruflicher Tätigkeit, Korrespondenz, Manuskripte, biografisches Material und Sammlungen. Archivisch gebildete Ergänzungsdokumentationen zur Person der/des NachlasserIn und nachträgliche Anreicherungen mit Material von anderer Herkunft, wie z.B. Briefkopien, sollten in einer besonderen Klassifikationsgruppe aufgenommen werden, um den Provenienzbestand eindeutig auszuweisen und geschlossen zu halten.
3.3. Verzeichnen der Bestände
Mit der Verzeichnung wird der Zugang zu den inhaltlichen Aussagen einer Archivalieneinheit hergestellt. In einem Verwaltungsarchiv ist eine Archivalieneinheit jeweils ein Aktenband, der eine Anzahl nach Aktenplan abgelegte Vorgänge umfasst. Von Aktenbänden kann bei Nachlässen und Überlieferungen sozialer Bewegungen keine Rede sein. Um so wichtiger wird die eben beschriebene Ordnung und Klassifikation.
Die Titelaufnahme ist die Grundform der Verzeichnung. Außer dem vorhandenen oder neu formulierten Titel gibt sie die Laufzeit der Archivalieneinheit und die innerhalb des Bestandes fortlaufend vergebene Archivsignatur an. Die Titelbildung soll knapp und präzise den Inhalt der Archivalieneinheit erfassen. Die Laufzeit nennt das zu ermittelnde Anfangs- und Enddatum der Archivalieneinheit.
Zur tieferen Erschließung des Inhalts dienen zusätzliche Enthält-Vermerke und Indizes. Der Vermerk “Enthält“ beschreibt den Inhalt der Archivalieneinheit mit der Nennung sachthematischer Schwerpunkte, wichtiger Personen, Institutionen, Ereignisse und Orte. Mit dem Vermerk “Enthält unter anderem“ wird eine inhaltliche Auswahl wiedergegeben. Der Vermerk “Enthält auch“ berichtigt einen zu eng gefassten Aktentitel und hebt die Schriftstücke hervor, die sich unter dem Titel nicht vermuten lassen. Mit dem Vermerk “Enthält vor allem“ wird der sachliche Schwerpunkt betont.
Die Indizierung der Archivalieneinheit umfasst auf der Ebene der Beschreibung im Enthält-Vermerk die Vergabe von inhaltlichen Schlagworten, Personen- und Ortsnamen sowie die Bezeichnungen von Organisationen und Institutionen als zusätzliche Suchkriterien. Bei der Bildung von Schlagworten oder Deskriptoren zur inhaltlichen Beschreibung ist darauf zu achten, dass diese genormt sind und einem kontrollierten Vokabular entstammen, d.h. für gleiche Sachverhalte ist nur ein bestimmtes Schlagwort zu verwenden und von den nicht gebrauchten assoziativen Begriffen auf die verbindlich festgelegten Schlagworte zu verweisen, wie z.B. Exil siehe Emigration. Hierzu ist ein alphabetisch oder hierarchisch geordnetes Schlagwort- oder Deskriptorenverzeichnis anzulegen, das laufend auf den neuesten Stand gebracht wird. Diese Thematik ist in dieser Handreichung in einem eigenen Kapitel ausführlich dargestellt.
Neben der Verzeichnung auf der Ebene der Archivalieneinheit kann bei Teilen von historisch bedeutenden Beständen eine Einzeldokumentverzeichnung angebracht sein. Das kann z.B. auf wichtige Korrespondenzen in Nachlässen zutreffen, da Briefe außer zur Persönlichkeit der Korrespondenzpartner auch zu zahlreichen zeitgeschichtlichen Ereignissen aufschlussreich sind. Bei der Einzeldokumentverzeichnung wird außer der Titelaufnahme, dem Entstehungsort und -datum der Inhalt stichwortartig oder mit einem Kurzreferat wiedergegeben und anschließend wie beschrieben indiziert.
Mit der Verzeichnung in Datenbanken entstehen elektronische Recherche- bzw. Findmittel, die nach allen erfassten formalen und inhaltlichen Kriterien abgefragt werden können. Das traditionelle Ergebnis der archivischen Verzeichnung sind gedruckte Findbücher, die in drei Teile gegliedert sind. Der einleitende Teil erstens gibt einen Überblick zur Bestandsgeschichte und zu den jeweiligen Organisationen, Institutionen oder Persönlichkeiten, bei denen das Archivgut entstanden ist. Die Einleitung sollte zweitens auf die Bedeutung des Bestands eingehen. Während die Personen oder Institutionen als UrheberInnen eines Bestandes mitunter allgemein bekannt sind, wissen in der Regel nur die ArchivarInnen, welche Aufschlüsse ein Bestand verspricht. Drittens sollte die Einleitung über die Bearbeitungsschritte des Archivs und den Aufbau des Findbuchs orientieren, denn nach der Bearbeitung ist der Bestand nicht mehr derselbe, der er war. Der Hauptteil besteht aus den Verzeichnungsangaben zu den einzelnen Aktenbänden des Bestandes, während der dritte Teil die Schlagwort-, Personen- und Ortsregister umfasst.
4. Bestandserhaltung und -pflege
(von Bibliothek: Bestandserhaltung kommend: zurück)
Papier hält nicht ewig. Es vergilbt mit der Zeit, wird brüchig und zerfällt. Das seit über 150 Jahren maschinell hergestellte Papier bildet wegen seiner Holzanteile und Leimverbindungen Säuren, die es von innen heraus zerstören. Saures Papier hält in der Regel 50 bis 80 und unter schonendster Lagerung bis zu 200 Jahren. Die Methoden der Bestandserhaltung (Konservierung) schützen den Zustand des Schriftguts vor weiterer Beschädigung. Dazu gehören die sachgerechte Lagerung der Archivalien in klimatisch geeigneten Räumen, die Anfertigung von Schutzkopien und Sicherungsfilmen sowie technische Verfahren, die den Papierzerfall aufhalten. Inzwischen sind zwei technische Verfahren zur Papierentsäuerung erprobt, die jedoch ziemlich teuer sind und deshalb für die freien Archive kaum in Frage kommen dürften.
Einiges aber lässt sich mit einfachen Mitteln selber erreichen. Im Archivgut vorhandene Metallklammern, die Rostfraß verursachen, werden spätestens bei der Verzeichnung entfernt und das Papier entstaubt. Schonender als die stehende Lagerung in Aktenordnern ist die Umstellung auf die liegende Aufbewahrung der Archivalien in säurefreien Mappen und Archivkartons, die zusätzlich vor Staub und Lichteinfall schützen. Eine Mappe sollte nicht mehr als 100 Blatt umfassen. Außerdem kann zwischen die einzelnen Blätter Pufferpapier eingelegt werden, das zur Neutralisierung der Säure beiträgt. Zur Lagerung der Archivkartons sind pulverbeschichtete Metallregale - keine Holzregale und keine verzinkten Metallregale - am geeignetsten.
Von wertvollen, aber schlecht erhaltenen Beständen oder bei zunehmend verblassender Schrift können Schutzkopien auf Papier angefertigt werden, die ArchivbenutzerInnen statt der Originale zur Einsicht vorgelegt bekommen. Das hat allerdings den Nachteil, das für die Papierkopie zusätzliche Lagerungs- bzw. Magazinfläche benötigt wird. Platzsparender ist die Mikroverfilmung, die jedoch wiederum Kosten verursacht und Lesegeräte voraussetzt.
Zum Teil werden Materialien übernommen, die verschmutzt sind oder jahrelang in modrigen Kellern lagen und als Folge den Befall mit Schimmelpilzen aufweisen. ArchivmitarbeiterInnen sind einer überdurchschnittlichen Belastung durch Staub und Schimmelpilze ausgesetzt. Für die vorübergehende Lagerung und Reinigung der Neuzugänge sollte ein eigener Raum vorhanden sein, um das Übertragen von Schmutz und Mikroorganismen auf bereits konservatorisch gelagerte Archivalien zu verhindern und die Raumluftbelastung am eigentlichen Arbeitsplatz gering zu halten. Ein archivtechnischer Grundsatz ist die Trennung der Arbeitsräume von den Magazinräumen des Archivs. Dies wird sich in den wenigsten freien Archiven verwirklichen lassen, da die meisten unter permanentem Raummangel leiden.
Das günstigste Raumklima zur Aufbewahrung von Papierarchivalien ist eine Temperatur von 16o C (± 2 Co) und eine relative Luftfeuchte von 50% (± 5%). Der Einfluss der Luftfeuchtigkeit ist gravierender als die Temperatur, denn ab 60% Luftfeuchte wird das Wachstum von Mikroorganismen und Schimmelpilzen gefördert, wofür Papier besonders anfällig ist. Bei fotografischen Archivalien soll die Luftfeuchte nur 35% betragen und die Raumtemperatur unter 18o C liegen. Auch eine starke Sonneneinstrahlung in die Räume ist zu vermeiden. Sie bewirkt nicht nur das Aufheizen der Temperatur, sondern auch, dass die Schriften von unverpackten Archivalien verblassen und sich die Zellulose im Papier auflöst. Das Gefährliche am Sonnenlicht sind seine UV-Bestandteile. UV-Licht ist aber auch in einigen künstlichen Lichtquellen enthalten. Solche Leuchtstoffröhren gehören möglichst nicht ins Magazin.
Werner Theuer
Robert-Havemann-Archiv, Berlin