Bestandsaufbau und Erwerbungstätigkeit:
ist weniger mehr?
Der Bestandserweiterung, verstanden als möglichst kritische und planmäßige Vermehrung des Buchbestands, wird in jeder öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliothek große Bedeutung beigemessen. Bestimmte wiederkehrende arbeitsökonomische und technische Erfahrungen und Verfahren sind auch für Einrichtungen der sozialen Bewegungen beachtenswert.
1 Erwerbungsarten
Die wichtigste Erwerbungsart für öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken ist der Kauf von Neuerscheinungen oder antiquarischen Büchern. Alternative Bibliotheken haben in den seltensten Fällen einen Erwerbungsetat für regelmäßige Buchkäufe. Dient der Kauf antiquarischer Bücher bei wissenschaftlichen Bibliotheken vor allem zur Beschaffung älterer, vergriffener Bücher zur Ergänzung von Bestandslücken, so kann diese Kaufart für kleine Einrichtungen vor allem aus Kostengründen eine interessante Lösung sein.
Der Tausch kommt bei wissenschaftlichen Bibliotheken vor allem für bestimmte Publikationsformen, wie z.B. Eigenpublikationen einer Institution, zur Anwendung. Für alle Bibliotheken ist es interessant, Dubletten (Doppelstücke) im eigenen Bestand anderen Einrichtungen im Tauschverfahren anzubieten. Dabei kann es sich um Bücher oder Zeitschriftenbestände, um regelmäßig rundgeschickte Dublettenlisten oder nur um punktuelle Angebote handeln. Vor dem Anlegen eigener Dublettenlisten sollten aber Aufwand und Nutzen sorgfältig abgewogen werden, da das Pflegen derartiger Listen relativ zeitintensiv und aufwendig ist.
Schenkungen erhalten Bibliotheken meist von FreundInnen und GönnerInnen der Bibliothek. Neben der Freude und Dankbarkeit über die Bestandsvergrößerung sollte man prüfen, ob eine Schenkung wirklich zum Sammlungsprofil passt. Der mit Schenkungen einhergehende Bearbeitungsaufwand und der nötige Platzbedarf ist im Voraus einzukalkulieren. Mit Schenkungen verbundene Auflagen können das Verfügungsrecht über Teile der Bibliothek stark einschränken. In der Datenbank oder im Bestandsverzeichnis kann in einem Provenienzfeld die Herkunft geschenkter Materialien nachgewiesen werden. Auf diese Weise lässt sich bei Bedarf und Wunsch feststellen, aus welchen Schenkungen sich eine Bibliothek zusammensetzt, lassen sich Aussagen über politisches Profil und UnterstützerInnen treffen.
Die Pflichtablieferung bedeutet, dass Verlage ein oder mehrere Exemplare ihrer Neuerscheinungen, in der Regel unentgeltlich, an eine staatliche Bibliothek abgeben müssen (Nationalbibliothek, Regionalbibliothek). Für kleine Archiv- und Szenebibliotheken spielt diese Erwerbungsart natürlich keine Rolle. Allerdings lässt es sich vorstellen, dass z.B. von jeder Veröffentlichung eines Trägervereins oder einer Bürgerinitiative immer automatisch ein Exemplar in eine bestimmte Bibliothek wandert, also eine Art von “Pflichtexemplar-Lösung” praktiziert wird, natürlich ohne Zwang oder gesetzliche Regelung. Spezialbibliotheken der sozialen Bewegungen können für ihr Sammelgebiet im Idealfall eine Art inoffizielle Archivfunktion ausüben.
2 Sichtung
Am Beginn der Bucherwerbung steht beim Buchkauf die Sichtung des Angebots. In größeren Einrichtungen wird hierzu die gesamte Buchproduktion eines Landes oder einer Region nach Themenbereichen anhand von Neuerscheinungskatalogen, Bibliografien, Verlagsanzeigen, Prospekten und Besprechungsdiensten analysiert. Kleinere Einrichtungen konzentrieren sich in ihrer Erwerbungstätigkeit auf wenige Themengebiete und nehmen die Literatursichtung nach weniger formalisierten Kriterien vor. Eine besonders intensive Kenntnis des alternativen Verlagswesens, aber auch des alternativen Buchhandels vor Ort, wird bei den meisten Bibliotheken der sozialen Bewegungen gegeben sein.
In großen Einrichtungen besitzen die mit Erwerbungsaufgaben betrauten wissenschaftlichen MitarbeiterInnen die für ihr Sammelgebiet notwendige Fachkenntnis. In Szenebibliotheken ist oft ein ähnliches Fachwissen vorhanden: viele der in solchen Einrichtungen Arbeitenden sind durch Studium oder Beruf im weitesten Sinn fachwissenschaftlich vorgebildet. Darüber hinaus sind sie aufgrund von Szeneverbundenheit und biografischen Entwicklungen ExpertInnen für ihr Sammelgebiet. Informelles Wissen über Buchproduktion, Kontaktpflege zur Szene, Präsenz bei Veranstaltungen, Lesungen, Demos, u.ä. dienen der Sichtung und Erwerbung von Publikationen und anderem Material, ersetzen und ergänzen die klassischen bibliothekarischen Instrumente.
3 Bestandsprofile
In öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken kommen ab einer gewissen Größe Bestands- und Erwerbungsprofile zur Anwendung. Sie dienen dazu, die in einer Bibliothek gesammelten Themengebiete und die jeweilige Sammlungstiefe detailliert festzulegen. Dadurch wird ein gewisses Maß an Nachprüfbarkeit (nicht zuletzt der Mittelverwendung) und Selbstkontrolle erreicht. Charakter und Zielsetzung der Bibliothek können regelmäßig mit den tatsächlich vorhandenen und gesammelten Beständen verglichen und gegebenenfalls korrigiert werden.
In den meisten alternativen Bibliotheken geschieht die Bestandserweiterung eher unsystematisch, da Neuerwerbungen mangels ausreichender Etats nicht plan- und regelmäßig beschafft werden können, personelle Ressourcen für einen dauerhaften und kontinuierlichen Bestandsaufbau fehlen. Häufigkeit und Umfang von Bestandserweiterungen hängen eher davon ab, auf welcher Veranstaltung Materialien gesammelt werden können oder welche/r AktivistIn bzw. UnterstützerIn z.B. gerade umzieht, ihren Speicher oder Keller räumt und Materialien abgeben möchte. Für viele Sammlungen der sozialen Bewegungen ist deshalb eine gewisse Zufälligkeit und Heterogenität der Bestände typisch. Im Laufe der Zeit kann sich auch das Profil einer Einrichtung ändern, Themenschwerpunkte verschieben sich, ganze Szenen und Subkulturen verschwinden. Um solchen Veränderungen gerecht zu werden, hilft es, sich das eigene Bestandsprofil zu veranschaulichen. Auch zum Austausch mit anderen, themenverwandten Einrichtungen sind solche Übersichten nützlich. (5)
4 Erwerbungsvorgang
In den Erwerbungsabteilungen großer Bibliotheken wird die Buchauswahl, das Bestellwesen und die Zugangs- und Rechnungsbearbeitung akribisch dokumentiert und überwacht. Auch für kleine Bibliotheken kann es Sinn machen, Übersichten über laufende Buchbestellungen zu führen. Alle in die Bibliothek eingehenden Bücher in einem Zugangsbuch (Inventar) zu führen, ist spätestens dann notwendig, wenn öffentliche Gelder verwendet werden und ZuwendungsgeberInnen den Nachweis der Mittelverwendung verlangen können.
Werden mehrere Zeitschriften im Abonnement bezogen, sollte eine Zeitschriftenkartei geführt werden, um den Eingang der Einzelhefte nachweisen und mahnen zu können. Durch die Anwendung der EDV wird das Bestellverfahren stark vereinfacht und rationalisiert. Auch kleine Einrichtungen können mit Hilfe von Bibliotheksverwaltungsprogrammen ihre Bestellvorgänge automatisieren. Zeitschriften und Reihen aus dem alternativen Spektrum sind allerdings oft schwer beschaffbar, da sie außerhalb des Buchhandels erscheinen, häufig die Redaktion und Herausgeberschaft wechseln, Adressdaten schnell veralten usw. Automatisierte Verwaltungsprogramme helfen in diesen Fällen auch nicht weiter und ein gewisser Fleiß und Spürsinn bei der Abo-Betreuung sind unerlässlich.
(5)
Vgl. z.B. die Übersicht der Universitäts- und Landesbibliothek Bonn
zur Erwerbungsintensität in den einzelnen Fächerprofilen unter: http://www.ulb.uni-bonn.de/bibliothek/bestaende/erwerbungsprofile/erwerbungfr.htm (Stand: 02.03.2004).